Segreteria - Affari Istituzionali

Fanno parte del Settore Segreteria-Affari Istituzionali: la Segreteria Generale, l’Ufficio Affari Istituzionali, l'Ufficio Protocollo e Archivio, l’Ufficio  per le Relazioni con il Pubblico (URP).

Per approfondire Ufficio Protocollo-Archivio

Per approfondire Ufficio per le Relazioni con il Pubblico

La Segreteria Generale è l'ufficio che si occupa di gestire i rapporti tra l'Amministrazione e tutti i Servizi comunali; inoltre è l'ufficio di supporto degli organi istituzionali, ovvero del Sindaco, della Giunta e del Consiglio comunale.

Assolve quindi tutti i compiti di assistenza al Sindaco, offrendo un supporto quotidiano commisurato alle esigenze del capo della Giunta. Raccolta, analisi, protocollazione e archiviazione di materiali di lavoro e di studio del Sindaco; preparazione di documentazione di interesse o competenza del Sindaco, tra cui delibere e determine; gestione dell’agenda, della corrispondenza, degli inviti e delle missioni del Sindaco; gestione della sala consiliare “dott. Giovanni Maldini” per attività interne e/o istituzionali; organizzazione e gestione del cerimoniale e delle occasioni di rappresentanza istituzionale.

Assolve i compiti di assistenza ai lavori degli organi istituzionali collegiali (Giunta e Consiglio) e relativa verbalizzazione; convocazione delle sedute dei  medesimi e predisposizione dell’ordine del giorno. Supporto e coordinamento attività istruttoria degli atti amministrativi, verifica corretta predisposizione della documentazione.

Assolve i compiti attinenti lo status giuridico degli amministratori comunali (candidabilità, eleggibilità, compatibilità, sospensione, decadenza, gestione anagrafe amministratori locali, comunicazioni e statistiche, e altro ancora).

Verifica il corretto funzionamento del sistema di videoregistrazione delle sedute consiliari ai sensi del regolamento. Coordina l’effettiva pubblicazione delle videoregistrazioni sul sito web alla pagina consiglieri comunali.

Controlla l’integrità della registrazione audio digitale quale parte integrante del verbale della seduta, ne cura la pubblicazione all’albo pretorio on-line e l’archiviazione/conservazione del medesimo in ambiente digitale.

Detiene e cura i registri delle deliberazioni di Giunta e Consiglio, l’archiviazione corrente e storica di tali atti. Da novembre 2016 in ambiente digitale.

Effettua le comunicazioni ai capigruppo consiliari, raccoglie le interrogazioni, interpellanze, mozioni o ordini del giorno;

Cura l’istituzione e il funzionamento delle Commissioni consiliari permanenti e /o di studio: http://www.comune.casatenovo.lc.it/det_amministrazione-323-Commissioni_Consigliari_Permanenti

http://www.comune.casatenovo.lc.it/amministrazione_trasparente-1157-Commissione_Comunale_per_le_politiche_a_favore_delle_persone_con_disabilit%C3%A0_Mandato_Amm.vo_2019_2024

Predisposizione atti di nomina, rinnovi, surrogazioni. Assicura assistenza ai lavori delle medesime: convocazioni, presenze/assenze, verbali, raccordo con gli uffici competenti. Cura nell’ambito delle medesime l’istituzione di Commissioni di Studio assicurando il necessario supporto al loro regolare funzionamento e raccordo con gli uffici comunali.

Cura l’istituzione e il funzionamento delle Consulte: http://www.comune.casatenovo.lc.it/amministrazione-578-Consulta_rioni_e_frazioni

Predisposizione atti di nomina, rinnovi, surrogazioni. Assicura assistenza ai lavori delle medesime: convocazioni, campagne informative/pubblicità, verbali, presenze/assenze e quant’altro necessario per il regolare ed efficace funzionamento.

Esegue le procedure di nomina dei rappresentanti del Comune presso Enti, Aziende ed Istituzioni sulla base degli indirizzi approvati dal Consiglio comunale.

Cura la predisposizione di deliberazioni di giunta e di consiglio afferenti il servizio e degli atti monocratici del Sindaco.

Predispone ed adotta le  determinazioni di propria competenza.

Garantisce il  diritto di accesso civico  ai sensi del D.Lgs. 33/2013 s.m.i.e documentale ex legge 241/1900 per le informazioni e gli atti di propria competenza, sia da parte dei Consiglieri comunali sia da parte di chiunque vanti tale diritto.

Cura la pubblicazione all’ albo pretorio on-line degli atti di propria pertinenza ai sensi dell’allegato A al vigente regolamento per l’organizzazione e la disciplina dell’Albo Pretorio on-line del Comune di Casatenovo - http://www.comune.casatenovo.lc.it/albo. Inoltre coordina e monitora in sinergia con l’ufficio CED il regolare funzionamento dell’albo pretorio on-line.

Provvede all'espletamento delle procedure di gara per affidamento di appalti, servizi e forniture attinenti le attività del Settore. Provvede alla relativa redazione degli atti di liquidazione delle relative fatture.

Provvede al costante aggiornamento delle informazioni di propria competenza contenute sul sito istituzionale nella sezione “Amministrazione Trasparente”.

Supporta il Nucleo di valutazione interno per gli adempimenti ad esso prescritti dalla legge e dalla regolamentazione interna all'Ente.

Supporta il Segretario Generale, in qualità di Responsabile della prevenzione della corruzione e Responsabile della Trasparenza, nell'assolvimento degli adempimenti previsti sia in materia di prevenzione della corruzione sia in materia di trasparenza.

In particolare:

• pianifica e verifica l'attuazione delle attività demandate alle strutture organizzative dell'Ente in materia di prevenzione della corruzione e della trasparenza;
• cura la predisposizione e coordina l'attuazione del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza (PTPCT);
• svolge i controlli sull'attuazione delle misure specifiche previste nel PTPCT interno;
• monitora l'applicazione delle misure generali indicate nel PTPC interno e delle azioni successive;
• cura la predisposizione della Relazione annuale della prevenzione della corruzione e della trasparenza

Coadiuva, inoltre, il Segretario Generale:

• nello svolgimento del controllo successivo di regolarità amministrativa di cui all'Art. 147-bis del T.U.E.L., D.Lgs. 267/2000 e sulla base di quanto previsto dal regolamento comunale in materia (controllo semestrale);
• nelle conferenze di servizio dei capisettore dell’Ente;
• nel suo ruolo di titolare del potere sostitutivo riguardo al monitoraggio circa il rispetto dei termini procedimentali,
• nella predisposizione del Piano dettagliato degli obiettivi e attività di coordinamento con l’amministrazione e i titolari di posizione organizzativa.

Inoltre il Settore coordina:

- l’attività dello Sportello di prima informazione ed orientamento in materia di conciliazione e mediazione (fra soggetti privati). Rinnovo convenzione - protocollo d’intesa per estensione del servizio ai Comuni della conferenza del Casatese – volantini informativi – pubblicità sito web

- l’attività del Difensore Civico Territoriale – Stipula convenzione – volantini informativi - pubblicità sito web